Sådan kan jeres virksomhed arbejde med digitalisering

I mere end tre år har jeg arbejdet fokuseret med digitalisering, fordi rådgivning om digitalisering er kernen i min nye virksomhed. Undervejs er jeg selv blevet forvirret, fortvivlet og frustreret, men heldigvis også meget klogere. Både når jeg har læst bøger, artikler, nyheder og blogindlæg om digitalisering, men også når jeg har arbejdet med digitalisering i praksis hos mine kunder. Den indsigt vil jeg gerne dele med dig.

Man behøver ikke følge meget med i pressens erhvervsstof for at konstatere, at digitalisering fylder meget hos mange. Læreanstalternes professorer forsøger at sige noget begavet om digitaliseringen. Erhvervsorganisationer betoner vigtigheden af, at virksomhederne udnytter de digitale muligheder for at bevare deres konkurrenceevne. Journalisterne fortæller lystigt om 3D-print, kunstig intelligens og andre superteknologier, som måske kommer til at ændre hele verden.

Tilbage står dem, det egentlig handler om: Virksomhederne. Og måske særligt de små og mellemstore virksomheder. Her tordner det digitale bjerg sig op som en uovervindelig men uundgåelig udfordring, der kaster tunge skygger over dem, der tror de kan snige sig udenom eller ikke behøver bekymre sig om digitalisering i netop deres virksomhed.

Men som en elefant, der som bekendt skal spises én bid ad gangen, så skal det digitale bjerg også bestiges ét trin ad gangen. Det handler mest om at komme rigtigt i gang.

Hvad er digitalisering?

Inden vi sætter fokus på, hvordan man så kommer rigtigt i gang med digitalisering, så er det på sin plads at kigge lidt nærmere på, hvad digitalisering er for en størrelse. Og i stedet for en teoretisk definition, så vil jeg prøve at tage udgangspunkt i en virksomhed, som kontaktede mig for nylig for at få taget hul på deres digitale rejse.

Nogle virksomheder tager udgangspunkt i en helt konkret digital indsats som fx opbygning af en B2B online salgsplatform, et system til online tilbudsberegning, systematisering af salgsarbejdet med et CRM system eller noget helt fjerde.

Andre tager udgangspunkt i en generel snak om digitalisering, hvilket også var tilfældet hos den konkrete virksomhed. Her havde man gennem den seneste tid snakket om digitalisering internt i virksomheden og deltaget i møder og foredrag om digitalisering. Man var enige om, at det var på tide at gøre noget konkret ved snakken.

På det første møde deltog hele ledergruppen på 5 mand – direktøren samt cheferne for produktion, økonomi, salg og marketing – og snakken på mødet var meget typisk: Man er usikker på, hvordan man skal gribe digitaliseringen an.

Det første vigtige pointe om digitalisering er, at det ikke er noget man køber som en færdig løsning. Hverken hos mig eller andre. Jeg fungerer derimod som facilitator af den digitale rejse og spørger derfor altid, hvad virksomheden har gjort sig af konkrete overvejelser omkring digitalisering.

Det første input i den konkrete virksomhed handlede om at gøre nogle ting smartere – administrativt og måske også salgsmæssigt. At få en mere struktureret tilgang til kunderne ved tage et CRM system i brug. Men også nogle forskellige input, hvor digitale løsninger kunne være med til at levere en service over for både kunder og andre interessenter uden at kræve en masse mandetimer.

Den anden vigtige pointe er, at digitalisering i høj grad handler om prioritering. Man kan meget nemt og meget hurtigt definere en række projekter og opgaver, som alle falder ind under den digitale paraply. Prioritering handler om at navigere i de mange muligheder og vælge de rigtige. Derfor er der brug for en målestok.

I min verden er målestokken bidraget til udviklingen af forretningen. Altså støtter de digitale initiativer op om de forretningsmæssige mål og skaber det forretningsmæssig værdi?

Men inden vi går videre med målestokken, så lad os lige dyrke digitaliseringen lidt mere.

Helt grundlæggende lever vi i en digital tidsalder, hvor digitalisering forandrer den måde, vi lever, kommunikerer og handler på. Den digitale påvirkning af vores hverdag – som privatpersoner og som virksomheder – hviler på forskellige digitale teknologier. Dem hører vi også rigtigt meget om i pressen, fordi de repræsenterer noget nyt og spændende. Og måske også noget uforståeligt. Ofte forveksles de digitale teknologier med digitalisering, og det er en fejl. Det vil betyde, at man arbejder med digitalisering for digitaliseringens skyld. Den rigtige tilgang er at arbejde med digitalisering for forretningens skyld.

De digitale teknologier er mangeartede, men det fælles ophav for de fleste er den eksponentielle udvikling i computerkraften, som har gjort det muligt at håndtere ubegribeligt store mængder data hurtigere. Det har skabt fundamentet for mange af de digitale teknologier, der skaber de digitale muligheder for virksomhederne. Internet of Things (IoT), Virtuel Reality (VR), Augmented Reality (AR), Clouden, Blockchain, Machine Learning, Kunstig intelligens (AI) og mange andre teknologier, for at nævne nogle få.

Men tilbage til målestokken for prioritering af de digitale indsatsområder. Heri ligger nøglen til en grundlæggende forståelse af, hvad digitalisering er. Digitalisering er den indsats vi som virksomhed gør med digitale teknologier og digitale værktøjer for at skabe udvikling af vores forretning og dermed værdi.

Nogle indsatsområder har kun en begrænset påvirkning på forretningen, men skaber alligevel en målbar værdi, fordi indsatsen er tilsvarende lav. Andre har en meget stor påvirkning af vores forretning (og måske også det marked, som vi betjener). I de ekstreme tilfælde kan vi tale om digital transformation, mens de moderate tilfælde kan være digital optimering. Det kan illustreres med det digitale barometer og som virksomhed kan man sagtens arbejde flere steder på skalaen med forskellige projekter. Også samtidig.

Ud over en placering på det digitale barometer, så er det også nødvendigt at vurdere, hvor stor indsatsen er for at realisere den forventede effekt. Indsatsen tæller både ressourceforbruget internt i virksomheden og økonomien i forhold til at indkøbe hjælp og software. Men tidshorisonten er også afgørende for indsatsen – jo længere tidshorisont, jo højere indsats må I forvente.

Det kan grafisk opstilles som følger:

Det giver også mening at kategorisere de digitale indsatsområder i nogle hovedområder. I min virksomhed arbejder jeg med hovedområderne digitalt salg, digital procesoptimering, digital produktudvikling og digital forretningsudvikling.

Digitalisering er en proces

Digitalisering er meget og andet end de IT-systemer og teknologier, der skaber nye digitale muligheder. Digitaliseringen vokser i organisationen og påvirker kunder, samarbejdspartnere, samfundet og andre interessenter uden for organisationen. Og her opstår udfordringerne også. Resultatet af mødet mellem de digitale muligheder og de organisatoriske udfordringer afgøres af lederskabet. Derfor er det ekstremt vigtigt med en grundlæggende forståelse af, hvordan man griber digitaliseringen an.

Arbejdet med digitalisering er en kompleks opgave, som blandt andet også kræver en forståelse af, at digitalisering er en proces – en cirkulær proces, der hele tiden kører i ring. Ikke et isoleret projekt eller en tidsafgrænset opgave, men en rejse uden endestation og fastlagt rute.

Den digitale proces følger nogle faser, som starter med identifikation og prioritering af de digitale muligheder. Her er udgangspunktet klare forretningsmål og tilhørende strategier. Næste overordnede fase er løsningsbeskrivelse og business case, hvor blandt andet de tekniske krav fastlægges samt identifikation og valg af løsning og leverandør. Herefter følge en fase med implementering – både teknisk og organisatorisk. Særligt den organisatoriske implementering, hvor vi kigger på accept af forandringerne og ibrugtagning af løsningen, er ekstrem vigtig for at lykkes.

Sidste fase er måling og tilpasning, hvor vi kigger på, om antagelserne i vores business case holder stik. Bidrager det digitale indsatsområde i tilstrækkelig grad til udviklingen af forretningen?

Den digitale proces er hele tiden i gang. Nogle indsatsområder bruger længere tid i faserne end andre, men det er vigtigt at holde fokus på processen, ikke søsætte for mange indsatsområder og være åben over for nye muligheder.

Opsummering – sådan gør I

1. Skab en fælles forståelse af, hvad digitalisering er
Lad alle give deres bud på, hvad de ser som digitalisering i jeres virksomhed og gerne indenfor deres arbejdsområde. Få eventuelt en oplægsholder udefra til at kickstarte jeres digitale rejse, italesætte nogle digitale muligheder, vise konkrete eksempler på digitale indsatsområder og skabe en forståelse for, at digitalisering skal være med til at forstærke det, I allerede gør.

2. Gennemgå eller genopdag jeres forretningsgrundlag
Gennemgå de grundlæggende elementer som vision, mission, værdier og formål. Opstil de vigtigste forretningsmæssige mål og beskrive strategierne for salg, marketing, produktion m.v. Det er vigtigt at være bevidst om jeres nuværende forretning, hvis digitalisering skal hjælpe jer med at vækste og udvikle den.

3. Identificér digitale muligheder
Prøv med udgangspunkt i forretningsgrundlaget at definere nogle digitale indsatsområder på forskellige steder af det digitale barometer og indenfor alle digitale hovedområder.

4. Prioritér indsatsområderne
Med udgangspunkt i en vurdering af indsatsen for hvert indsatsområde og den forventede effekt på udviklingen af jeres forretning, så skal indsatsområderne prioriteres. Start med de mørkegrønne (lav indsats og høj effekt) og undgå de lysegrønne (høj indsats og lav effekt).

God fornøjelse med jeres digitale rejse.